特别策划——采购管理的“四有化”

  近年来物价飞速上涨,新一次的金融危机风潮来袭,市场竞争加剧,许多企业都陷入相对的经济困境。企业若想在激烈的市场环境中生存与发展,需要发挥采购的积极作用,采购作为资金的消耗部门,如何节省成本、提升效率、完成总成本指标非常关键。如今的采购已不仅仅是个执行部门,而是越来越多地参与到企业的决策层面上。
  因此采购趋向管理专业化已不容置疑,采购管理的目标是在准确的时间和地点,以合适的价格和服务获取合乎要求的商品。
企业采购管理核心是供应商开发和管理,其基本准则是“Q.C.D.S”原则,即质量(Quality)、成本(Cost)、交付(Delivery)、服务(Service)并重的原则。企业采购管理发展的过程就是企业和供应商之间关系逐步强化和完善的过程,从低价值的隔臂关系到高价值的合作关系的发展,双方在互信交易的基础上营造无障碍的沟通环境,建立良好、长远、双赢的供应商伙伴关系。
  企业如何应对不断增多的供应商,进行有条不紊的管理?如何在压低供应商价格的同时和供应商保持良好关系?如何在降低物料采购成本的同时保持采购产品的优异质量?如何在统一供应商标准的同时不丧失灵活性?这都是采购管理未来发展必须面临的问题,解决这些问题,那么采购管理在企业中才能发挥巨大的化学作用并成为企业赢利的新秀。
  采购管理集中化
  公司的采购是把采购需求汇总起来,由各个采购团队负责特定领域内的物料采购,寻找合适的供应商,达到节约成本的目标,确保材料的充足供应。一是引入竞争机制发挥批量采购优势,实行以招标、议标、电子商务采购的方式。二是对不符合招标条件的物料实行会签制的自行采购,使采购业务公平、公正、公开。三是建立健全采购决策、采购权限、采购审批等程序,指定专门部门对采购计划和采购全过程的审核和监督,更好地规范了采购行为,降低了采购成本。
  集中全公司和集团的采购力量,对整个供应市场产生影响,以便在采购活动中处于有利地位。同时,采购活动的集中化也有利于公司对供应商的统一管理,便于公司主体资源的优化。
  随着对前期大量订单的经验总结以及管理技能的提高,管理人员意识到供应商管理的重要性和集中采购的必要性。其特征为:围绕着一定时间段的采购合同,试图与供应商建立长久的关系;加强对供应商其它条件的重视,如订单采购周期、送货、经济批量、最小订单量和订单完成率;重视供应商的成本分析;开始采用投标手段;加强了风险防范意识和成本控制管理。其核心思想为以团队运作为主的区域集中采购。
  质量意识核心化
  企业与供应商之间为简单的买卖关系,供应商充当贩卖商的角色。其特征为:围绕着采购订单(Purchase Order)与供应商进行较容易的讨价还价;仅重视如价格、付款条件、具体交货日期等一般商务条件;被动地执行采购和技术标准。其核心思想为订单管理。
  采购物资的质量符合设计标准、工艺要求是企业生产经营活动正常进行的必要条件,是采购单位进行物资采购时首先要考虑因素。质量是企业的生命,因此采购物资时不能只考虑价格成本因素,还应该从质量水平、质量保证能力、售后服务水平和综合实力等方面全方位考评。
  公司的采购是通过采购员进行的。首先由采购员组织供应商的认证工作,通过上门调查、产品认证、试生产、供货跟踪等手段,在供应商资料库中确认能供应产品的供应商。之后,在某一约定的时间段内,通过电话询问或招投标的方式,得到供应商的报价并挑选其中报价最低的作为中标者,与之进行后续的合约工作。该采购过程较长、重复工作很多,一般适用低值、常用物品的采购,并已经形成了一套标准的采购流程控制。
  采购管理战略化
  作为一个合格的专业采购员,需要了解采购产品的原理、性能要求,了解相关市场行情、价格走势,了解供应商的实力、供应商报价的合理性以及供应保证能力。需要具有极强的谈判能力和计划能力,能在保证供应及时的同时保证价格和质量标准。
  公司的采购流程应分为战略采购和订单协调两个环节,战略采购包括供应商的开发和管理,订单协调则主要负责材料采购计划,重复订单以及交货付款方面的事务。战略采购就是合理选择供应商,并与之建立战略合作伙伴关系,要求供应商进入制造商的生产过程、小批量采购、实现零库存或少库存、交货准时,包装标准、信息共享、重视教育与培训、严格的质量控制,产品国际认证。
  战略采购是高级的采购管理,其特征为:集成采购战略,加强供应链管理,优化解决方案,高效的项目管理,深层次的战略管理。针对公司和客户需要,对自身关键性材料或服务的需求进行战备部署,与认证的供应商结成战略联盟,在研究开发阶段进行合作,以减少制造中意想不到的问题,共同面对市场的竞争与挑战,取得市场上的购买优势。其核心思想为增强企业核心业务,对自身没有能力做或虽有能力但成本高于业界水平的业务进行外包管理。
  采购管理电子化
  采购工作电子化是采购发展的必然趋势。相对传统采购模式来看,电子采购具有价格透明、效率高、竞争充分、节约成本等优势。利用网络开放性的特点,将采供双方的有效信息全部公开,能够促使各供货商之间进行最有效的竞争,能够最大限度地保证采购质量。实现电子化评标,不仅能为评标工作提供方便,而且由于需要对各种电子信息进行分析、整理和汇总,对促进企业采购的信息化建设也有一定助力。
  公司的采购是以基于网络技术的电子采购,从根本上重新构架企业的采购模式,彻底改变企业的供应链,在企业与供应商之间形成无缝的订单履行信息流,从而优化采购流程、提高工作效率、缩短采购周期、减少过量库存、降低采购管理成本、降低采购产品价格、增进企业间的合作,使交易双方均能获得长期的收益。而且,电子采购的过程是与企业其它系统优化整合的过程,从而使成本节约的幅度及改进过程的效益更加凸显。
 
  本刊认为采购管理作为企业提高经济效益和市场竞争能力的重要手段之一,它在企业管理中的战略性地位日益受到国内企业的关注。一个企业能否持续发展,很大程度上取决于其采用何种采购管理方式。中国企业要在竞争激烈的国际市场上站稳脚跟,就必须依据企业自身的发展现状和信息技术的更新状况,适时调整企业采购管理策略,最大限度地合理利用社会资源,并且最大限度地利用企业自身的、包括无形的和有形的资源,适时、适地、适量地进行采购。
  本刊将对新一代的采购具体情况具体分析,分析探讨海尔的JIT采购、一采通的电子采购、九好集团的战略外包、华远地产的战略采购深入探究,供君参考。

 


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